Für Entlastung im Job sorgen. Oder auch: Tipps für Selbständige, wie sie eine passende Assistenz finden

Assistenz für pr-Büro finden

Das Jahr 2017 hatte im Dezember die Hände in die Hüften gestemmt, wissend auf mich herabgeschaut und mich mit fester Stimme vor die Wahl gestellt: „Sandra, Du musst Dich entscheiden: Entweder reduzierst Du Dein Arbeitsvolumen oder Du holst Dir Unterstützung. So geht´s jedenfalls nicht weiter.“ Kleinlaut habe ich mich daraufhin zur inneren Klausur zurückgezogen und mich ehrlich gefragt, worauf ich lieber verzichten möchte: auf liebgewonnene Jobs oder auf einen gewissen Betrag an Geld, den ich einem Menschen überweise, der mich bei den liebgewonnenen Jobs unterstützt. Meine Antwort: Ich habe mir eine Assistenz gesucht. Für alle, die Ähnliches vorhaben, ist dieser Artikel.

Eines ist mir nämlich schon vor gut zwei Jahren aufgefallen: Im Netz, aber auch offline gibt es zwar enorm viele Informationsangebote und Hilfestellungen, wenn man ein Unternehmen gründen möchte. Allein in Bremen fallen mir sofort das Starthaus, BRUT, der Gründertag im Musical Theater oder Seminare an der Uni ein, die einem in dieser Phase Support leisten. Findet man in der eigenen Stadt nichts dergleichen, fördern einschlägige Suchmaschinen eine enorme Anzahl an Artikeln, Interviews und Broschüren zutage, die Erfahrungen und Tipps für GründerInnen zusammenfassen.

Wie man es allerdings am besten anstellt, nach ein paar erfolgreichen Jahren als Unternehmen zu wachsen, dazu habe ich bislang nicht viel gefunden. Aus  Gesprächen mit anderen Selbständigen, die gut zu tun haben, weiß ich allerdings, dass die Frage „Soll ich vielleicht jemanden einstellen und wenn ja, was bedeutet das für mich im Alltag/ bei der Steuer/ im Kundengespräch/ in der Kalkulation/ in meiner Entwicklung als Unternehmerpersönlichkeit…“ ziemlich vielen durch den Kopf geht.

Eine generelle Antwort gibt es auf diese Frage wohl schlicht und ergreifend nicht – und daher vielleicht auch so wenig Informationsangebote zum Thema Unternehmenswachstum. Aber eine Teilhabe an den Erfahrungen anderer kann manchmal ja schon helfen, besser zu erkennen, wohin man selbst steuern möchte.

IN 5 SCHRITTEN ZUR PASSENDEN ASSISTENZ

Daher fasse ich Euch einfach mal zusammen, wie ich vorgegangen bin und welche Tipps ich daraus ableiten würde. Ohne Anspruch auf Vollständigkeit und Allgemeingültigkeit wohlgemerkt. Aber möglicherweise hilft es Euch bei Eurer eigenen Entscheidungsfindung.

Assistentin für kleines Unternehmen finden

Assistenz finden – Schritt 1: Definiere, was Du abgeben möchtest.

Wenn Ihr diesen ersten Schritt ernst nehmt und ihm Zeit widmet, dann werden Euch die anschließenden Steps deutlich einfacher fallen. Versprochen! Setzt Euch also zunächst hin und beantwortet Euch zwei Fragen:

  • Welche Aufgabe(n) gibt es in meinem Arbeitsalltag, die auch jemand mit deutlich weniger Branchenerfahrung als ich erledigen kann?
  • Welche Aufgabe(n) gibt es in meinem Arbeitsalltag, die mir nicht so leicht von der Hand gehen und daher unnötig viel Zeit verbrauchen?

Die erste Frage ist naheliegend: Mit der Beantwortung  bekommt Ihr einen Überblick über die Dinge , für die Ihr einfach zu teuer seid. Denn es ist doch so: Jede Stunde, die ihr mit adminstrativem Kram wie Reisebelege aufbereiten, Catering für Workshops bestellen  oder Weihnachtspost adressieren verbringt, könnt Ihr nicht die Jobs erledigen, für die ihr ausgebildet seid, weswegen Eure Kunden gerade Euch buchen und die Ihr in Rechnung stellen könnt. Die Sehnsucht, den „Kleinkram“ an eine Asssistenz abzugeben, hat daher wohl jeder, der eine helping hand anstellen möchte. Ich hingegen sah darin aber noch eine ganz andere Chance  – und daher möchte ich Euch die zweite Frage noch viel dringender ans Herz legen. Weil man sie nicht unbedingt gedanklich durchkaut, mit einer guten Antwort darauf aber so richtig Entlastung schaffen kann.

Den Schubs zu dieser Frage hat mir „Ein guter Plan“ gegeben. Dort wird im ersten Teil  danach gefragt, welche einzelnen Aufgaben man ihm Job hat und wie man sie bewertet . Dabei ist mir persänlich eines wie Schuppen von den Augen gefallen: Alle Aufgaben rund ums Thema Fotografie stressen mich bzw. fressen sehr viel Zeit. Stress empfinde ich vor allem, wenn ich auf einer Recherchereise für Reportagen auch in Fotomotiven denken muss. Das lenkt mich von der Atmosphäre, den Gesprächen mit Interviewpartnern und den Ideen fürs Storytelling ab. Und es fällt mir technisch auch nicht immer leicht, Fotoideen umzusetzen – weil ich in manueller Fotografie nicht ausreichend Erfahrung habe. Das Ergebnis: Nach jeder Reise habe ich Unmengen Aufnahmen auf dem Rechner, von denen mir vieles nicht gefällt. Tja, und diese Unmengen muss ich dann auch noch sortieren, bearbeiten (nein, ich kenn mich mit Lightroom & Co. nicht aus), umbenennen und einsetzen. Kurz gesagt: Ich verbringe  viel Zeit mit einem Thema, das nicht zu meiner Kernkompetenz gehört – und bin mit dem Ergebnis dann auch nur so semiglücklich. Ein perfekter Bereich zum Abgeben!

Dass ich das im Dezember so klar erkannt habe, als ich mich auf Sylt mit Ein guter Plan beschäftigt habe, ist ein echter Glücksfall. Denn ich konnte so ganz eindeutig definieren, dass meine Assistenz sehr gute Fotos-Skills mitbringen soll, damit ich ihr den Bereich Foto in großem Umfang abgegeben kann.

Mein grundsätzlicher Rat an Euch lautet daher: Denkt nicht immer nur an den Kleinkram wie Briefmarken kaufen, Recherchen oder Adressverteiler. Nutzt die Suche nach einer Assistenz auch dafür, Euch mehr Knowhow und Erfahrung zu einem Thema in den Joballtag zu holen, das bei Euch zu kurz kommt oder unnötig Kapazitäten blockiert. Das kann die Buchhaltung sein, SEO oder Innendekoration. Je nach Branche, je nach Aufgabenspektrum.

Assistenz finden – Schritt 2: Überlege, welche Personengruppe für den Job geeignet ist.

Wenn Ihr konkret auf den Punkt gebracht habt, welche Aufgaben Ihr abgeben möchtet, wisst Ihr, welche Kompetenz die/ der Bewerber/in mitbringen soll. Jetzt müsst Ihr noch überlegen, wie ausgereift diese Kompetenzen sein sollen. Braucht Ihr jemanden, der bereits langjährige Berufserfahrung hat, oder reicht auch jemand, der erst am Anfang seines Jobs steht? Diese Frage  ist mit drei anderen Punkten eng verbunden: Geld, Zeit und unternehmerisches Selbstbild.

Je mehr Geld Ihr investieren könnt bzw. wollt, desto routinierter und praxiserfahrener  wird Eure Assistenz sein können. Ein erfahrener Freelancer, der auf Honorarbasis arbeitet, hat verständlicherweise einen deutlich höheren Stundensatz als ein Student, der sich einfach etwas Taschengeld hinzuverdienen möchte.

Nicht ganz unwesentlich ist darüber hinaus, wie viele Wochenstunden Ihr jemanden braucht. Wollt Ihr jeden Tag acht Stunden jemanden an Eurer Seite wissen oder reichen zwei Vormittage in der Woche? Wenn Ihr ganztägig arbeitet und Eure Assistenz das auch soll, scheiden Teilzeit arbeitende Mütter oder Väter beispielsweise sofort aus. Studenten vermutlich auch, da sie dann ja doch die ein oder andere Vorlesung am Tag zu bestreiten haben. Legt also fest, an welchen Tagen ihr wie lange jemanden zur Unterstützung benötigt. Und ob die Person vielleicht auch mal flexibel sein muss, weil auch Ihr flexible Arbeitszeiten habt.

Last but not least muss man auch ehrlich zu sich selbst sein, wie sehr man sich als Chef fühlen möchte bzw. wie sehr man dazu geeignet ist, zu delegieren und im Team zu arbeiten. Die Antwort darauf liefert auch entscheidende Hinweise darauf, ob Ihr einen versierten Branchenkollegen einstellen möchtet, der fast schon auf Augenhöhe ist, oder aber Euch erst einmal herantasten wollt ans Führen von Mitarbeitern.

Mein grundsätzlicher Rat an Euch lautet: Entwerft im Geist ein detailliertes Bild von Eurer Wunschassistenz: Wie alt ist sie? Was macht sie ansonsten in ihrem Leben? Wo wohnt sie? Wie oft ist sie bei Euch? Ist sie eher der Typ „Ich warte immer auf genaue Vorgaben“ oder „Ich trau mich, eigeninitiativ zu sein“? Dieses Bild hilft Euch zu entscheiden, wo Ihr eine Stellenanzeige veröffentlicht, was Ihr dort hineinschreibt und welche Bewerbungen direkt aussortiert werden.

Assistenz finden – Schritt 3: Veröffentliche eine präzise Stellenanzeige mit wichtigen Details.

So, Ihr wisst also, was für einer Person Ihr sucht. Nun müssen sich „nur“ noch die passenden Personen von Eurer Stellenanzeige angesprochen fühlen. Wo Ihr sie veröffentlicht, hängt vom Ergebnis des zweiten Steps ab. Es gibt viele geeignete Wege: eine Facebook-Gruppe, ein Aushang an der Uni, eine Weiterleitung an Branchenkollegen mit großem Netzwerk und und und.

Damit Ihr am Ende nicht mit einer Flut an Bewerbungen zu kämpfen habt, die Ihr ja auch alle beantworten müsst, empfehle ich Euch ganz ganz dringend, so viele Details wie möglich in die Anzeige zu schreiben. Wo genau (Stadtteil) wird der Mitarbeiter in spe arbeiten, welcher Art sind die anstehenden Projekte, wie sollen die konkreten Arbeitszeiten sein, was könnt Ihr zahlen, worauf legt ihr am meisten Wert etc. Nichts ist frustrierender als hoffnungsvoll Bewerbungen zu öffnen und ganz schnell zu merken, dass diese Bewerbung so gar nicht zu dem passt, was Ihr Euch vorstellt. Ihr dürft wirklich nicht unterschätzen, wieviel Arbeit es neben dem normalen Joballtag ist, die Bewerbungen zu sichten, zu bewerten, zu verwalten und zu beantworten.

Mein grundsätzlicher Rat an Euch lautet: Es ist zwar auf den ersten Blick megafancy in flottem Werbedeutsch hippe Stellenausschreibungen zu verfassen, unter denen der eigene Unternehmensname steht, aber das verwässert oft, wen man genau sucht. Scheut Euch nicht, so konkret wie möglich zu sein und Details aufzunehmen, die nicht zu verhandeln sind (bei mir war das zum Beispiel der Punkt, dass die Assistenz vormittags arbeiten muss), damit Ihr möglichst viele passende Bewerbungen erhaltet.

Assistenz finden – Schritt 4: Beschränke Dich auf wenige Bewerbungsgespräche.

Ihr sucht eine Assistenz, weil Euch Eure ToDo-Listen so langsam unter sich begraben. Wie viel Zeit werdet Ihr da noch übrig haben, um Euch 20 Minuten ein Bewerbungsgespräch vorzubereiten und es dann etwa eine Stunde zu führen? Vermutlich nicht besonders viel. Widersteht daher dem Drang,  eine hohe Zahl an BewerberInnen persönlichen kennenzulernen, auch wenn das vermeintlich die Chance erhöht, die ultimativ beste Person zu finden. Meiner Erfahrung nach entwickelt man schon beim Lesen der Bewerbung ein wenig trügerisches Bauchgefühl, wer passen könnte. Beschränkt Euch daher erstmal auf zwei, drei Gespräche. Wenn Ihr bei der Auswahl gut wart, passiert dann nämlich schnell etwas Verzwicktes: Ihr müsst Euch zwischen verschiedenen Menschen entscheiden, die alle eine guten Eindruck hinterlassen, zu den Aufgaben passen und Euch sympathisch sind.

So war es auch bei mir: drei Gespräche, drei tolle Menschen, am Ende also die Qual der Wahl. Was mir in diesem Moment unwahrscheinlich geholfen hat, war, dass ich mir die Quintessenz des oben skizzierten ersten Schrittes nochmal vor Augen gehalten habe. Shanice, meine jetzige Assistentin, war diejnige der drei Bewerberinnen, die das Thema Fotografie am besten beherrschte und daher für die Entlastung sorgen kann, die ich mir in diesem Bereich wünsche. Hätte mein Fokus auf Projektmanagement oder Veranstaltungsmanagement gelegen, wäre die Entscheidung anders ausgefallen.

Mein grundsätzlicher Rat an Euch: Nehmt erst einmal nur fünf Bewerbungen in die engere Wahl und vereinbart dann mit den zwei oder drei Favoriten ein Gespräch. Sollte es dann nicht passen, habt Ihr ja noch weitere Kandidaten. Passt es hingegen gleich am Anfang, spart Ihr Zeit. Habt auch unbedingt den Mut, scnell eine positive Entscheidung für jemanden zu treffen, wenn Ihr ein sehr gutes Bauchgefühl habt. Ewig weiterzusuchen und Leute mit zu vertrösten, nimmt unnötig Platz in Eurem Kopf ein und zögert den Moment, in dem Ihr Unterstützung bekommt, weiter hinaus. Für die BewerberInnen ist es auch nicht toll.

Assistenz finden – Schritt 5 (optional): Lass Dir eine fehlende Arbeitsprobe erstellen.

Mein letzter Tipp ist für den Fall, dass Ihr jemanden gefunden habt, der wunderbar zu dem passt, was Ihr Euch vorstellt, Ihr allerdings hinsichtlich des Könnens zu einer bestimmten Aufgabe noch unsicher seid. Ich persönlich finde es total in Ordnung, in solch einem Fall den/ die Bewerber/in um eine Arbeitsprobe zu bitten. Stellt eine kleine (!) Aufgabe, aus deren Ergebnis Ihr ablesen könnt, ob die Person auch in diesem Bereich das Rüstzeug mitbringt, das Ihr braucht. Allein daran, wie die Person damit umgeht, noch etwas zusätzlich machen zu müssen, bevor sie eine Entscheidung bekommt, merkt Ihr, wie zuverlässig und engagiert jemand ist. Und die Arbeitsprobe kann Euch im besten Fall in Eurer ersten Entscheidung bestätigen.

Mein grundsätzlicher Rat an Euch: Nehmt Zweifel, die trotz super Bewerbung und gutem persönlichen Kennelernen noch auftauchen,  ernst und versucht, sie auszuräumen. Euer unternehmerisches Tun ist Eure Existenz und Eure Arbeitszeit ist Eure Lebenszeit – beides verdient, dass Ihr nochmal eine Kurve mehr fahrt, bevor Ihr Euch für eine Richtung entscheidet.

Und die Moral von der Geschicht´…?

Bei mir hat die Suche nach einer Assistenz auf die oben skizzierte Weise gut geklappt. Aber meine Tipps sind dennoch subjektiv und passen vermutlich nicht zu jeder Situation und zu jeder Branche. Filtert einfach heraus, was Euch hilfreiche Denkanstöße geben könnte – sofern was dabei ist. Das würde mich natürlich freuen.

Ich lebe mich jetzt erstmal weiter in meine neue Situation als Arbeitgeberin ein und freue mich aktuell einfach wie ein Schnitzel, dass ich Shanice gefunden habe und wir bereits einen guten Start hatten. Und dass ich einen meiner wichtigsten Vorsätze für das neue Jahr ernstgenommen und umgesetzt habe.

Wer von Euch ist denn auch schon mal unternehmerisch gewachsen oder hadert vielleicht gerade mit der Idee? Ich würde mich über einen Erfahrungsaustausch in den Kommentaren freuen. Alle LeserInnen, die sich mit dem Thema auseinandersetzen bestimmt auch.

About Sandra

Ich schreibe hier über drei Dinge, die mich jeden Tag aufs Neue beschäftigen: meine Heimatstadt Bremen, meine berufliche Selbständigkeit und mein Alltag als Mutter eines Kleinkindes. Was mir am Herzen liegt: Euch anzustiften! Zu Unternehmungen an der Weser, zu Mut im Berufsleben und zu einem humorvoll-offenen Herzen für Eure Kinder. Allen Herausforderungen zum Trotz. Dass es nicht immer einfach ist, Familie und Job zu vereinbaren, darum geht es hier nämlich auch ab und zu.

8 thoughts on “Für Entlastung im Job sorgen. Oder auch: Tipps für Selbständige, wie sie eine passende Assistenz finden

  1. Liebe Sandra, vielen Dank für diesen tollen Beitrag. Mich nervt, dass ich häufig gefühlt mindestens (!) die Hälfte mit Admin statt mit Zeichnen verbringe! Dein Artikel kommt wie gerufen evtl. den Schritt zu wagen, mir jemand dazu zu holen!

  2. Liebe Sandra,
    wie Du weisst, arbeite ich ja auch schon seit vielen Jahren immer wieder mit Assistenzen und bin froh hier auch verschiedene tolle Assistentinnen gefunden zu haben, die mich zum Zeit schon seit Jahren begleiten und verschiedene Skills abdecken.
    Für mich war es aber auch ein grosser Faktor Wissen weiterzugeben. Und loszulassen. Und das kommt immer wieder zurück. Meine Mädels fuchsen sich in Themen ein und werden mit meiner Hilfe auch echt Experten in verschiedenen Gebieten, was sie persönlich auch immer wieder weiterbringt. Und ich stelle auch Monatsaufgaben.. Sachen die in meinem Alltag oft zu kurz kommen : sich in neue Sachen einzuarbeiten oder alte Sachen auf den neuen Stand zu bringen, fällt bei mir oft hinter rüber. Das machen dann Jasmin oder Josi oder Svenja und wir setzen uns dann zusammen und besprechen erlerntes oder umgesetztes.
    Ich hab bewusst auf verschiedene Assistentinnen gesetzt. Und jeder kann was anderes ganz wunderbar! Das ist toll!
    Meinen ursprünglichen Job – Stylistin – kann man auch nur als Assistenz erlernen und das hab ich immer im Hinterkopf und transportiere meine jahrelange Assistenz auch immer in meinen Mitarbeiter und versuche da vieles andersumzusetzen, was mich immer gestört hat.
    Liebste Grüße an Dich
    Clara

    1. Hallo Clara,
      das finde ich jetzt auch super interessant. So kannst du natürlich von den Kernkompetenzen der jeweiligen Assistentinnen profitieren. Machst Du das dann auf Rechnung ? Stundenbasis? Lieben Dank – Diana

  3. Liebe Sandra,
    Danke für den Beitrag. Mich würde noch mehr interessieren, auf was man achten muss bzgl. Versicherung, Gehalt, etc. …. gibt es da was zu beachten, wenn ich Arbeitgeber werde?

    Vielen Dank auf jeden Fall für die Einsichten.
    Liebe Grüsse
    Heike

    1. Liebe Heike,

      ja, das sind ebenfalls wichtige INfos. Der Artikel jetzt dreht sich ja nur um die Suche. Habe aber tatsächlich auch über eine Fortsetzung zu den Themen „Anstellung/ Anmeldung“ und „Arbeitsabläufe im Alltag“ nachgedacht. Stecke derzeit allerdings selbst noch im Formalitätenwirrwarr. Reiche meine Erkenntnisse dazu aber eventuell in einem neuen Artikel nach 🙂

      Viele Grüße
      Sandra

  4. Hallo Sandra,

    die Idee mit einer Assistenzkraft finde ich auch sehr gut. Leider ist der Arbeitsmarkt aktuell sehr angespannt, was gutes Personal angeht. Zumindest trifft das meine Region (München). Entweder sind die Unterlagen unter aller Kanone oder die Gehaltsvorstellung ist so hoch, dass ich hinter überfalle.

    Hinzu kommt, dass eine teure Anzeige bei den großen Portalen eher wenig bringt. Ich versuche es jetzt mal über Facebook und XING. Könnte mir vorstellen, dass das besser klappt.

    Liebe Grüße
    Nadine

  5. Liebe Sandra, das hört sich super an! Ich habe im Moment so viel zu tun, dass ich fast auch überlege mir jemanden auf Stundenbasis zu suchen. Wenn es soweit ist, werde ich mir deinen Post auf jeden Fall noch einmal genauer ansehen, vielen Dank für deine Tipps! LG Kathrin

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